Einführung
Die Präsentation ist der persönliche Vortrag, einer strukturierten Folge von Gedanken unterstützt durch visuelle Hilfsmittel, an ein überschaubares Publikum.
Der „klassische Redner hat heute höchstens in der Politik oder als Festredner eine Chance. Im Geschäftsbereich oder bei Fachvorträgen wollen die Zuhörer nicht nur das gesprochene Wort. Sie möchten Zahlen, Fakten und Zusammenhänge sehen und erleben.
Dieser Text soll Ihnen dabei helfen, Ihre Präsentationen so zu gestalten, dass sie besonders hervorsticht und Ihrem Publikum im Gedächtnis haften bleibt.
Dabei wird neben Gestaltungsregeln und Tipps für die Anwendung MS Powerpoint auch auf Regeln für Vortrags- und Darstellungsarten eingegangen.
Computerpräsentationen werden für den Vertriebsbereich zunehmend interessant. Dies hängt zusammen mit den Fortschritten im Bereich benutzerfreundlicher Software wie etwa Powerpoint und mit den leistungsfähigen Dataprojektoren und Farbpanels, die professionelle Präsentationen auch bei Tageslicht ermöglichen. Der leidige "Kinoeffekt" gehört der Vergangenheit an. Hinzu kommen weitere Vorteile: das Handling der Multimediaprojektoren ist immer einfacher; PC-Fernbedienungen erlauben es dem Präsentator, während des Vortrags Blickkontakt zum Zuhörer zu halten und den Standort zu wechseln; Dataprojektoren sind bei einem Gewicht von zirka zwei Kilogramm handlich und leicht transportabel. Diese Entwicklungen haben wesentlich zu einer verbesserten Akzeptanz der Computerpräsentationen beigetragen.
Die elektronische Präsentation bietet besondere Vorteile,
• wenn Daten und Abläufe noch während der Präsentation zu verändern oder zu aktualisieren sind,
• wenn reale Situationen naturgetreu nachgebildet oder geplante Problemlösungen simuliert werden sollen,
• wenn besondere Effekte wie Dynamik im Bildaufbau oder Animationen angestrebt werden,
• wenn alle Schaubilder auf Knopfdruck in ein einheitliches CI-Format zu bringen sind,
• wenn vorhandene Computerdaten (z.B. Tabellenkalkulationen) direkt in Vorträge zu übernehmen sind,
• wenn Text, Grafiken, Videosequenzen, Realfotos und sonstige visuelle und auditive Elemente miteinander verknüpft werden sollen,
• wenn der Computer zur täglichen Arbeitsumgebung der Zuhörer gehört. In diesem Falle knüpft Ihre PC-Präsentation an den vertrauten Lerngewohnheiten der Teilnehmer an.
Der Aufwand einer elektronischen Präsentation lohnt sich in der Regel nicht, wenn Sie den Computer lediglich zur Darstellung einer Abfolge von Bildern benutzen. In diesem Falle besteht kein Vorteil im Vergleich zur Dia- oder Folienpräsentation

2 Von meiner Idee zu Deiner Überzeugung
2.1 Nehmen Sie sich Zeit
Eine grünliche Planung einer Präsentation ist er erste Schritt zum Erfolg. Fangen Sie nicht sofort mit der Gestaltung an, sondern Strukturieren Sie Ihre Gedanken. Je kürzer der Auftritt, desto gründlicher die Vorbereitung. Wenn Sie eine komplett neue Präsentation vorbereiten gilt folgende Faustregel:
Für jede Vortragsminute 30 Minuten Vorbereitung.
Delegieren Sie Arbeit an gute Mitarbeiter:
• Materialsammlung und –aufbereitung
• Produktion der visuellen Hilfsmittel
• Regiearbeiten
• Ausarbeitung von Einleitung und Abschluss
Noch ein Tipp:

Seien Sie streng mit sich bei der Auswahl der Inhalte: Wer versucht ALLES in eine Präsentation zu packen erreicht damit für den Teilnehmer Informationsüberflutung, Zeitüberschreitung, Langeweile und Verärgerung.
2.2 Präsentation und Präsentation
Zwischen Präsentation und Präsentation können gewaltige Unterschiede sein. Es ist durchaus nicht gleichgültig, ob Sie in Rahmen einer Schulung, einem Vorstandschafts-Meeting oder einer Fachtagung präsentieren.
Die verschiedenen Präsentationsarten durch die ideale Länge, die Zuhörergruppe und den optimalen Medieneinsatz. Für eine gute Vorbereitung ist es für Sie wichtig, dass Sie wissen, für welchen Anlass und Rahmen Sie Ihre Präsentation entwickeln.
Informelle Arbeitssitzung:
Der Teilnehmerkreis ist eine Reihe gleichgestellter, miteinander bekannter Personen. Ein Teilnehmer präsentiert einen Lösungsansatz für ein Sachproblem. Die Gruppengröße liegt normalerweise zwischen 5 und 10 Personen. Die Ideallänge einer Präsentation ist 30 Minuten, die Maximallänge 60 Minuten.
Projektbesprechung:
Teilnehmer sind Projektleiter und Mitarbeiter unterschiedlicher Hierarchiestufen, eventuell der Auftraggeber und die entsprechenden Vorgesetzten. Gegenstand ist der Status eines laufenden Projektes mit der Zielsetzung über den Fortgang zu informieren und Zwischenentscheidungen zu treffen. Hier ist die Gruppengröße zwischen 5 und 15 Personen anzusiedeln. Die Ideallänge einer Präsentation liegt bei 20 Minuten, die Maximallänge bei 40 Minuten.
Vorstandspräsentation:
Teilnehmer sind hochrangige Führungskräfte. Bereichs- oder Geschäftsleiter berichten über die Situation und die Pläne des Unternehmens. Ziel ist, die Zustimmung zu laufenden Aktivitäten und zum Plan für das nächste Geschäftsjahr zu erhalten. Die Gruppengröße liegt zwischen 5 und 10 Personen. Die ideale Präsentationsdauer liegt bei 15 Minuten. Die Maximaldauer sollte 45 Minuten nicht überschreiten.
Fachvortrag:
Die Teilnehmer sind im Wesentlichen gleichgestellte Kollgen. Zielsetzung ist die Vermittlung von aktuellen Wissenschaftlichen Ergebnissen. Die Teilnehmerzahl bei solchen Präsentationen liegt zwischen 10 und 50 Personen. Idealerweise dauert ihre Präsentation 30 Minuten, jedoch nicht länger als 45 Minuten.
Verkaufspräsentation:
Den Entscheidungsträgern eines potentiellen Kunden wird ein Produkt oder eine Organisation attraktiv und leistungsfähig dargestellt. Das präsentierte Objekt soll aus Sicht der Teilnehmer besonders interessant erscheinen. Der Teilnehmerkreis besteht aus 5 – 15 Personen, die ideale Präsentationsdauer ist 20 Minuten, die Maximaldauer 30 Minuten.
Schulung:
Gegenstand ist der Wissenstransfer an direkt oder indirekt motivierte Teilnehmer über einen längeren Zeitraum (ab etwa ½ Tag). Je nach Schulungsgegenstand ist die Gruppengröße zwischen 10 und 30 Personen anzusiedeln.

Der kritischste Faktor bei allen Präsentationsarten ist die, Ihnen zur Verfügung stehende Zeit. Wenn Sei für eine Präsentation 15 Minuten zur Verfügung haben, sollten Sie nicht 5 Minuten für die Einleitung verwenden. Umgekehrt sollten Sie bei einer längeren Präsentation nicht auf die „Aufwärmphase“ der Beziehung zwischen Ihnen als Vortragendem und den Teilnehmern verzichten
3 Tips zur Vorbereitung einer Computerpräsentation
Die vorhergehenden Überlegungen erlauben eine begründete Entscheidung für die Computerpräsentation. Nun geht es darum, das Präsentationskonzept zu entwickeln, die Charts "hirngerecht" zu gestalten und den Ablauf der Bildschirmdarstellung zu optimieren.
3.1 Fünf Schritte zur Vorbereitung
Bewährt hat sich das folgende Denkraster, um zu einem kundenorientierten Präsentationskonzept zu kommen:
• Ziele der Computerpräsentation definieren
- Welche sachlichen Ziele wollen Sie erreichen?
- Welche persönlichen Ziele wollen Sie erreichen?
• Zuhörer analysieren (hinsichtlich Zusammensetzung, Vorwissen, fachliche Spezialisierung, Entscheidungskriterien, Erwartungen)
• Inhalte sammeln und gewichten
• Inhalte nach Einleitung, Hauptteil und Schluß gliedern
• Charts und Ablauf der Computerpräsentation optimieren
• Teilnehmerunterlagen bereitstellen
• Generalprobe. - Den Ernstfall üben
Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, empfiehlt es sich, die Präsentation direkt am Computer zu erstellen. Sie profitieren hierbei von den Standard-Layouts (Powerpoint gibt z.B. 24 Folienlayouts vor) und von Ihren eigenen früher erstellten Folien, die Sie auf Knopfdruck aktualisieren und kopieren können. Eine nützliche Funktion ist die Foliensortierung, die mehrere Folien in der Übersicht zeigt. Hier können Sie sehr leicht die Reihenfolge der Charts an die jeweilige Situation anpassen.
3.2 Tips für Einleitung, Hauptteil und Schluß
Es empfiehlt sich, etwa 15 Prozent der verfügbaren Zeit für die Einleitung, 75 Prozent für den Hauptteil und etwa 10 Prozent für den Schlußteil zu reservieren. Wählen Sie eine ähnliche Proportion für den jeweiligen Anteil der Charts:
Mögliche Charts im einleitenden Teil:
• Titelfolie (mit Logo;Thema; Name des Referenten; Name des Kunden; Ort und Datum) Optional können Sie ein "Herzlich willkommen" hinzufügen.
• Optional ein situativ angemessener, attraktiver Aufhänger ("attention spot") im Bild
• Agenda/Gliederung (Bei fünf Gliederungspunkten ist es hilfreich, die Agenda fünffach zu kopieren und jeweils vor einem neuen Punkt einzublenden)
Mögliche Charts im Hauptteil
• Kurzes Firmenportrait(bei Neuakquisition) mit Informationen zur Firmengeschichte(zwei bis drei Aspekte), Standort, Branche und Marktstellung, zur regionelen/globalen Orientierung sowie zu den Kern-Komptenzen und Alleinstellungsmerkmalen des Unternehmens.
• Produkte und Problemlösungen im Überblick
• Ergebnisse der Bedarfsanalyse/Aufgabenstellung (falls die Präsentation daran anknüpft)
• Nutzen und Zusatznutzen für den Kunden
• Referenzobjekte im Bild
• Besondere technische Produktmerkmale und wissenchaftliche Forschungsergebnisse
• Zahlen, Statistiken und Trends
• Operative Schritte im Falle einer Zusammenarbeit (bei Neuakquisition)
Mögliche Charts für den Schluß
• Zusammenfassung und Fazit (Textchart mit Kerninformation/Nutzenargumenten)
• Optional: Cartoon als Gegenstück zur Einleitung
• Alternative Abschlußfolien für die Diskussionsphase
- Textchart: "Welche Fragen haben Sie...? " oder "Fragen?"
- Chart mit Firmenlogo
Prüfen Sie die Inhalte der Bildschirmpräsentation anhand dieser Kontrollfragen:
• Inwieweit knüpft die Präsentation an den (bekannten/vermuteten)Wünschen, Erwartungen und Entscheidungskriterien des Kunden an?
• Inwieweit sind die Inhalte für die fachliche Spezialisierung der Zuhörer verständlich?
• Inwieweit sind die besonderen Vorzüge des Leistungsangebots überzeugend herausgestellt? Stimmt die Argumentation?
• Inwieweit werden die Zuhörer motiviert und zum Mitdenken angeregt?
• Inwieweit sind die Kernkompetenzen des eigenen Unternehmens überzeugend dargestellt?
• Inwieweit ist die Dramaturgie der Präsentation geeignet, die Beziehung zum Kunden zu entwickeln und einen "Sogeffekt" (Kunde kommt von sich aus zu uns) zu erzeugen?
3.3 Charts imageförderlich gestalten
Wenn Sie die Inhalte und die Reihenfolge der visuellen Elemente festgelegt haben, sind die Bilder und Charts imageförderlich und zuhörergerecht zu gestalten. Analog zur Folienpräsentation sind auch bei der Darstellung am Computer die Gestaltungskriterien zu beachten, die die Corporate-Identity-Strategie (CI) des eigenen Unternehmens vorgibt. Ein Vorteil der Bildfschirmpräsentation besteht darin, daß ein einheitliches Grundraster allen Folien sehr leicht zugewiesen werden kann. Ein einheitliches Folienformat soll zu einem unverwechselbaren Unternehmensauftritt und zu einem durchgängigen Erscheinungsbild mit hohem Wiedererkennungswert beitragen. Einheitlichkeit ist anzustreben bei der Plazierung von Logo, Folientitel, Untertitel und Legende; Format der Folie (günstig Querformat); Schriftfamilie und Schriftgröße sowie Farbgestaltung.
Unter psychologischem Blickwinkel sind ergänzende Kriterien zu beachten: Pro Diagramm nur eine Aussage; Die Kerninformation in die Bildmitte; verständliche, einfache und einprägsame Gestaltung; aussagefähige Überschrift als "Ankerplatz"; etwa 30 Prozent der Bildfläche frei lassen. Bedenken Sie zudem: so einfach wie möglich, so wenig wie möglich, so lesbar und so übersichtlich wie möglich! Üben Sie Zurückhaltung bei Effekten. Der Inhalt muß von sich aus überzeugen. Die eigentliche Botschaft darf nicht durch zu viele Farben oder optische Stimulanzien übertönt werden.
Für Textcharts gilt: Bis zu sieben Zeilen pro Chart; bis zu sieben Worten pro Zeile; Schlüsselworte statt Sätze; Groß- und Kleinbuchstaben; Doppelter Zeilenabstand. Pro Chart: maximal drei Schriftgrößen, drei Farben bei Textcharts; drei verschiedene Strichstärken.
3.4 Ablauf der Bildschirmpräsentation optimieren
Beantworten Sie hierbei diese Fragen:
• Ist die Anzahl der Folien in der vorgebenen Zeit darzustellen?
• Ist die Reihenfolge unter sachlogischen und psychologischen Kriterien optimiert?
• Sind die Animationen und Folienübergänge eingestellt?
• Habe ich eine Gliederungsansicht mit den numerierten Folien? Während der Vorführung behalten Sie so die Übersicht und können durch Druck auf die Foliennummer und Befehlstaste auf die entsprechende Folie gelangen.
• Beherrschen Sie die Fähigkeit, in einer laufenden Bildschirmpräsentation (z. b. bei auftretenden Fragen des Kunden) abzubrechen und bestimmte Folien (z.B. mit dem Foliennavigator bei Powerpoint) anzusteuern?
• Ist es notwendig, Besprechungsnotizen während der Bildschirmpräsentation anzufertigen? Wie organisieren Sie dies?
• Ist der Bildschirmschoner ausgeschaltet?
Prägen Sie sich die Reihenfolge der Charts sorgfältig ein, überlegen Sie sich geschickte Formulierungen für die Übergänge und drucken Sie - falls notwendig - ein Stichwortskript (das die verkleinerten Folien mit Notizen enthält) und Handzettel für das Publikum aus.
3.4.1 Üben Sie vorher den Ernstfall
Stellen Sie in der Generalprobe sicher, daß Sie zeitlich richtig liegen (Tonbandkontrolle) und daß Sie im Umgang mit den Folien sicher werden. Trainieren Sie die Arbeit mit der Fernbedienung und das Vor- und Zurückblättern in Ihrer Screen-Show. Simulieren Sie - wenn möglich - die komplette Präsentation vor mehrerer Personen.
3.5 Tips zur Durchführung der Computerpräsentation
• Lockerungsübungen in letzter Minute: Was tun Sie, wenn Sie in der allerletzten Minute vor Ihrem Auftritt nervös und angespannt sind? Der südafrikanische Herzspezialist Professor Christiaan Bernard empfiehlt folgendes Antistress-Sofortprogramm:
1. Sagen Sie "HALT!" zu sich selbst. Zählen Sie anschließend langsam bis zehn.
2. Lassen Sie Ihre Schultern fallen. Lockern und entspannen Sie Ihre Hände, und atmen Sie dabei langsam ein und aus.
3. Atmen Sie noch einmal tief ein, und lassen Sie beim Ausatmen den Kiefer locker.
4. Atmen Sie danach noch einige Male ruhig und bewußt ein und aus.
• Zwei Dinge, die Sie auswendig lernen sollten: Auswendig hergesagte Präsentationen sind für die Zuhörer langweilig. Bei zwei Teilen sollten Sie jedoch eine Ausnahme machen und diese sorgfältig einüben:
Der Einstieg: In der ersten Minute entscheidet sich, ob Ihr Vortrag gelingt, ob Ihnen Ihre Zuhörer folgen werden oder nicht. Lassen Sie hier nichts anbrennen und lernen Sie Ihre einleitenden Sätze auswendig.
Der Schluß: Bei Ihrem Publikum klingt das, was Sie am Ende Ihrer Präsentation sagen, am längsten nach. Überlegen Sie sich vorher genau, mit welchem Appell Sie Ihre Zuhörer entlassen, und studieren Sie Ihre letzten Worte vorher genau ein.
• Der persönliche Kontakt zum Kunden muß am Anfang stehen: Daher sind die Zuhörer bei vollem Licht zu begrüßen, kurz ins Thema einzuführen und mit dem Ablauf vertraut zu machen. Zu Anfang sollte die Persönlichkeit des Vortragenden und nicht die Technik im Mittelpunkt stehen. Nach der persönlichen Einleitung folgt die Computerpräsentation. Markieren Sie den Beginn und den Abschluß Ihrer Screen-Show durch eine Einstiegsfolie (s.o.) und durch eine eindeutige Abschlußfolie (s.o.).
• Während des Sprechens ist Blickkontakt zum Auditorium zu halten: Je nach Szenario kommen drei Alternativen in Frage: (1) frontal sitzend Nachteil: Zur Bildkontrolle muß man sich umdrehen. (2) seitlich sitzend präsentieren. Hierbei kann man einen Großteil der Zuhörer ansehen und gleichzeitig das projizierte Bild konbtrollieren. (3) stehend präsentieren mit einer PC-Fernbedienung. Dies ist in der Regel die günstigste Variante, zumal mehr Spielraum für die Dramaturgie und Medienwechsel gegeben ist.
• Überzeugend und glaubwürdig wirken: Einschlägigen Untersuchungen zufolge wird man beim Kunden dann einen überzeugenden Eindruck hinterlassen, wenn man sicher, positiv und seriös auftritt, als vorbereitet und kompetent erscheint, ein kundengerechtes Sprachniveau wählt, die Inhalte rhetorisch wirkungsvoll vorträgt (in abgedunkelten Räumen lauter sprechen), selbst hinter den Produkten stehen, sympathisch und teamfähig wirkt und mit Einwänden und Kritik wertschätzend umgeht.
• Die Signale der Zuhörer beachten: Während der Screen-Show sollte man auf Rückmeldungen der Zuhörer achten. Oft sind es kleine körpersprachliche Signale (Handzeichen, skeptische Mimik; Unruhe...), die auf Wunsch nach Verständnisfragen oder Diskussion hinweisen. Besondere Aufmerksamkeit verdienen Schlüsselpersonen, Entscheider und - falls bekannt - "informelle Führer".
• Die Computer-Show kurz halten: Eine Screenshow ist auf 10 bis 15 Minuten zu begrenzen und daran anschließend eine Diskussions- und Fragerunde anzuschließen. Längere Präsentationen sollten in kürzere Abschnitte aufgeteilt werden. Falls das nicht möglich ist, sollten Sie die didaktischen Möglichkeiten nutzen, um die Zuhörer aktiv zu beteiligen und durch Medienwechsel und Teampräsentation die Aufmerksamkeit zu erhalten.
• Elektronische Folienschlachten vermeiden: Weil man auf Knopfdruck, also mit wenig Energieaufwand, Charts ein- und ausblenden kann, verführen Computerpräsentationen dazu, die Zuhörer zu überfordern. Für Bilder mittlerer Informationsdichte gilt die Faustregel: ein Chart in 9o Sekunden.
• Folien "inszenieren": Wie bei Overheadfolien sind auch Computercharts zuhörergerecht anzukündigen und zu erklären. Der Kunde muß die Chance haben, jedes Bild wahrzunehmen, den Gedankengang zu verstehen und ggf. Fragen zu stellen. Bewährt hat sich diese Schrittfolge: (1) Chart ankündigen "Auf dem nächsten Bild sehen Sie..." (2) Bild zeigen und kurz wirken lassen, damit sich der Zuhörer orientieren kann (3) Bild erklären; hierbei Laserpointer einsetzen. (4) Reaktion der Zuhörer beachten/ggf. Fragen zulassen. (5) nächstes Chart ankündigen usw.
• Die richtige Zeigehilfe einsetzen: Um wesentliche Punkte hervorzuheben, kommen unter anderem diese Varianten in Frage: PC-Fernbedienung (Infrarot-Maus oder funkgesteuerte Maus mit integriertem Laserpointer). Laserpointer, falls Sie sitzend präsentieren. Elektronische Zeigestäbe("Cyclops"), um die Mausfunktion direkt an der Leinwand zu steuern.
• Die Lichtverhältnisse und Kontraste müssen stimmen: In der Regel ist es ratsam, den Vortragsraum leicht abzudunkeln oder zu dimmen. Achten Sie darauf, die Kontraste zwischen Kerninformation und Hintergrund der Schaubilder zu maximieren(günstig z.B. Schwarz auf Weiß oder Weiß auf Dunkelblau). Die Leinwand sollte gute Reflexionseigenschaften besitzen. Empfehlenswert sind Parabolleinwände.
• Worst Case bedenken: Wenn Sie unter Zeitdruck zu präsentieren haben und die Ausstattung des Raums nicht kennen, sind Sie gut beraten, eine Satz fertiger Folien für den Fall mitzunehmen, daß die Technik ausfällt.
3.6 Zukunftstendenzen
Wer die persönliche Medienkompetenz nachhaltig verbessern will, sollte sich früh auf die heute erkennbaren Veränderungen im Präsentationsbereich einstellen:
• Der Trend zur multimedialen Präsentation wird sich in den kommenden Jahren fortsetzen. Die traditionelle Folienpräsentation wird im Vergleich zur Bildschirmpräsentation relativ an Bedeutung verlieren.
• Internet und Intranet werden verstärkt genutzt, um unternehmens- und angebotsrelevante Informationen tagesaktuell, zentral, mehrsprachig, multimedial zu speichern und dem Vertrieb "auf Knopfdruck" weltweit verfügbar zu machen. Dies kommt der Aktualität und Qualität der präsentierten Inhalte zugute.
• Virtuelle Darstellungen und Animationen, die die Emotionen stimulieren, werden in Zukunft eine größere Rolle spielen als heute. Die Idee des Infotainment wird für bestimmte Szenarien und Zielgruppen verstärkt Eingang in Präsentationskonzepte finden.
• Kundenorientierung bedeutet im internationalen Geschäft, differenzierte Präsentations-konzepte bereitzustellen, die den mentalen Besonderheiten verschiedener Kulturkreise Rechnung tragen. Päsentationen, die Show-Effekte, plakative Charts und sonstige unterhaltsame Elemente einsetzen, mögen in den Vereinigten Staaten erfolgreich sein. Es wäre jedoch risikoreich, diese Strategien undifferenziert im ostasiatischen Raum einzusetzen.
• Videokonferenzen eröffnen neue Möglichkeiten auch für Präsentationsveranstaltungen. So können technische Spezialisten oder andere Schlüsselpersonen via Internet zugeschaltet werden, um Detailfragen des Kunden zu beantworten. Aus der Sicht des Kunden können interessierte Mitarbeiter, die nicht anreisen konnten, per Video-Konferenz an der Präsentation teilnehmen.
• Eine professionelle Medienkompetenz reicht allein nicht aus, um auf Dauer Erfolg beim Kunden zu haben. Hinzu kommen müssen wettbewerbsfähige zwischenmenschliche Fähigkeiten ("soziale Kompetenzen"), ohne die es nicht gelingt, eine gute Beziehung zum Kunden herzustellen und kontinuierlich zu entwickeln. Gerade wegen der dominierenden Wirkung von Multimedia muß alles getan werden, damit der Vertriebsrepräsentant nicht an den Rand gedrängt wird. Für die Vertrauensbildung ist die Beziehung von Mensch zu Mensch wichtiger als die digitale Computerpräsentation. Die neuen Medien können dem Vortragenden nur helfen zu überzeugen, sie können den präsentierenden Menschen niemals ersetzen.
• Die Personalentwicklung und Weiterbildung hat hier einen wichtigen Beitrag zu leisten, um die Akzeptanz der neuen Optionen zu fördern und die notwendigen Präsentationstechniken zu vermitteln.
4 Kriterien für die Wahl und Gestaltung der Medien
Bei Präsentationen steht Ihnen ein breites Spektrum visueller Hilfsmittel ("multiple options") zur Verfügung. Obwohl die Möglichkeiten des Mediums "Computer" faszinierend sind, darf er nicht unüberlegt eingesetzt werden. Es gibt nicht ein bestimmtes Medium, das bei allen Präsentationen gute Ergebnisse bringt. Die Optimierungsaufgabe besteht vielmehr darin, für eine bestimmte Situation, Zielsetzung und Zuhörerschaft die beste visuelle Strategie zu finden. Die folgenden Kriterien helfen Ihnen hierbei:
4.1 High-Tech-Produkte verlangen High-Tech-Medien
Vertrauen in die Kompetenz eines Unternehmens wird nicht nur durch die dargestellten Inhalte und Ihren Vortragsstil aufgebaut, sondern auch durch die Professionalität der visuellen Hilfsmittel. Dies hängt von den eingesetzten Präsentationsmedien ("Hardware") genauso ab wie von der überzeugenden Gestaltung der Schaubilder. Wer intelligente Produkte, Computersysteme oder Dienstleistungen aus dem High-Tech-Bereich verkaufen will, kann nicht mit "Hammer und Meißel" präsentieren. Daher sind Medien zu wählen, die zur Innovativität und zur technologischen Kompetenz des eigenen Unternehmens passen. Die Computerpräsentation gewinnt dann an Bedeutung, wenn sich in bestimmten Branchen oder Ländern hohe Ansprüche an die Präsentationen herausgebildet haben. Beispielsweise in der Telekommunikation.
4.2 Ziele, Inhalte und Zielgruppe der Präsentation beachten
Die Medienfrage kann nicht losgelöst vom konkreten Anlaß der Präsentation geklärt werden. Prüfen Sie, inwieweit eine Computerpräsentation helfen kann, Ihre spezifischen Ziele zu erreichen, also zum Beispiel Interesse zu wecken, schwierige, neue und wichtige Zusammenhänge zu erklären, die besonderen Vorzüge des eigenen Hauses herauszustellen oder den Kunden zu überzeugen. Beachten Sie bei der Medienwahl auch die Erwartungen, Gewohnheiten und die (vermutliche) Medienkompetenz Ihrer Zuhörer. Hilfreich sind diese Fragen: Welche visuellen Hilfsmittel sind Ihren Zuhörern geläufig? Welche Medien setzen Ihre Zuhörer vermutlich selbst ein? Inwieweit haben Ihre Zuhörer selbst Erfahrungen mit dem Computer? Bachten Sie, daß Entscheidungsgremien der ersten Ebene (Vorstand; Geschäftsführung, Spartendirektoren...) in der Regel mehr Wert auf verbale Überzeugung legen als auf multimediale Effekte.
4.3 Medien kombiniert nutzen
Der Computer kann den vielfältigen Anforderungen an optische Hilfsmittel nicht Rechnung tragen. In den meisten Fällen ist es ratsam, ergänzend traditionelle Medien zu nutzen. Flip-Chart und Tageslichtprojektor eignen sich vor allem
• wenn Sie fexibel agieren müssen,
• wenn Sie im Dialog mit dem Kunden Probleme analysieren oder Lösungskonzepte weiterentwickeln wollen,
• die Zuhörer aktiv beteiligen wollen,
• wenn Sie Bilder "live" entwickeln wollen("pencil selling"),
• wenn der Anlaß der Präsentation den Aufwand einer PC-Präsentation nicht rechtfertigt und
• wenn Sie Fragen- oder Zuhörerbeiträge festhalten wollen.
4.4 Der Mensch im Mittelpunkt
Als Vortragende(r) dürfen Sie durch die Technik nicht zu sehr in den Hintergrund gedrängt werden. Ihr Auftreten und Ihre Persönlichkeit sind wichtiger für die Vertrauensbildung und Glaubwürdigkeit als Computer und Multimedia. Der Technikeinsatz ist im allgemeinen nur insoweit sinnvoll, als die emotionale Beziehung zum Kunden nicht eingeschränkt wird. Präsentationsmedien haben grundsätzlich nur unterstützenden Charakter. Faustregel: Der Zeitanteil für die Computerpräsentation (Maschine-Mensch-Kontakt) sollte insgesamt nicht größer sein als der Zeitanteil für den persönlichen Kontakt ohne Technik (Mensch-Mensch-Kontakt). Kommunikationsforscher sagen uns heute, daß Entscheidungen bis zu 80 Prozent aus emotionalen Gründen getroffen werden. Bemühen Sie sich daher um ein tragfähiges, vertrauensvolles Verhältnis zum Kunden, und zwar vor, während und nach der Präsentation. Aktives Beziehungs-Management zielt darauf, einen persönlichen Kontakt zu Schlüsselpersonen, informellen Führern und Entscheidern aufzubauen. Diese "weichen" Faktoren werden um so wichtiger, je weniger sich Ihr Produkt von konkurrierenden Angeboten unterscheidet.
4.4.1 Persönliche Präferenzen
Das gewählte Medium muß zur eigenen Persönlichkeit passen. Prüfen Sie daher, inwieweit Sie sich innerlich mit der betreffenden Technik identifizieren können. Falls Sie Aversionen gegen LC-Display und Laserpointer haben, ist es ratsam, bei den bewährten Medien zu bleiben oder vielleicht eine Teampräsentation ins Auge zu fassen. In vielen Fällen kann ein professionelles Seminar die notwendigen Fähigkeiten zum sicheren Umgang mit den neuen Medien vermitteln. Das entscheidende Kriterium bleibt in jedem Falle, daß Sie Ihre Kunden überzeugen. Ob dies gelingt, hängt mehr von Ihrer Persönlichkeit, Ihrem persönlichen Auftreten und Ihrer Argumentationsstrategie ab als von den eingesetzten Medien. Diese haben immer nur eine unterstützende Funktion.
4.4.2 Präsentationsort
Damit Sie bei Kundenpräsentationen und bei anderen externen Vorträgen keine Überraschungen erleben, ist es ratsam, vorab Informationen über die Ausstattung des Raumes und die verfügbaren Medien einzuholen sowie dem Kunden vorab Ihre Medienwünsche mitzuteilen und den Raum früh zu besichtigen. Zur Sicherheit sollten Sie im Falle technischer Pannen einen fertigen Foliensatz im Handgepäck mitführen.
5 Visualisieren – die bessere Kommunikation
Visualisierung ist die Übersetzung eines Gedankens in ein sichtbares Hilfsmittel wie ein Flipchart, eine Folie oder ähnliches. Durch Visualiserung wird der Informationsfluss gefördert.
Die Ursache dafür ist, dass die Augen unser wichtigster Informationskanal sind. Es wird geschätzt, dass über die Augen dreimal soviel Information an uns herangetragen wird wie über alle anderen Wahrnehmungskanäle zusammen.
Zusätzlich wirkt ein Präsentator - nach einer Studie – nicht nur überzeugender, sondern auch glaubwürdiger, sicherer und besser vorbereitet wenn er visuelle Hilfsmittel einsetzt.
6 Symbole, visuelle Kürzel
Sie können keine guten oder schlechten Symbole verwenden. Dafür gibt es gefährliche, internationale, komplizierte,... Damit ein Symbol für Ihre Präsentation verwendbar wird sollte es verschiedene Kriterien erfüllen.
• Einfache Produzierbarkeit.
Sie sollten nicht stundenlang damit beschäftigt sein, aussagekräftige Symbole zu erzeugen. Verwenden Sie solche, die entweder mit einfachen Strichen zu skizzieren sind oder greifen Sie auf vorfabrizierte Bildelemente (wie z.B. die Cliparts) zurück.
• Nicht selbsterklärend
Ein Symbol, das den Teilnehmern die Informationen vermittelt bevor Sie ein Wort sagen, ist ungeeignet. Ein Symbol sollte Sie unterstützen, aber nichts vorwegnehmen. Ein sinnvolles Symbol wirkt ohne Ihre Erklärung ziemlich unklar, erhält aber mit Ihrer Erklärung eine unmißverständliche Bedeutung. Sie erhalten damit beim Publikum die Spannung.
• Das nachhaltige Aha-Erlebnis
Das Zusammentreffen von Bild und Ton, Symbol und Erklärung bewirkt, dass sich aus einem Haufen Mosaiksteinchen langsam ein klares Bild formt. Bilder, die auf diese weise entstehen, bleiben lange im Gedächtnis.

7 Texte und Tabellen attraktiv gestalten
Die drei Hauptpunkte , die Sie unbedingt beachten sollten sind:
• Lesbarkeit
• Übersichtlichkeit
• Attraktivität
7.1 Aufzählungen
Aufzählungen oder „Schlagwortcharts“ vereinigen eine Reihe von Vorteilen: Sie sind schnell zu erzeugen, strukturieren als Stichwortbringer und zwingen zur Disziplin, da man präzise formulieren muss.
Hier einige Tipps, die Sie bei der Erstellung beachten sollten:
• Wortanzahl:
Pro Folie max. 6 Zeilen Text mit max. je 6 Wörtern.
Eine der schwersten Anforderungen. Die geringe Wortanzahl sorgt jedoch dafür, dass Ihr Text gut lesbar wird. Außerdem werden Sie gezwungen, den Inhalt in kurzen „leicht verdaulichen“ Stücken anzubieten.
• Telegrammstil
Das Sie Ihre Sprach beherrschen hören die Teilnehmer ohnehin. Versuchen Sie nie ganze Sätze zu schreiben. (Es besteht außerdem die Gefahr, dass Sie beim Vortrag den Text von der Folie ablesen, anstatt sich dem Publikum zuzuwenden).
• Ein Gedanke pro Punkt
Es ist das eigentliche Wesen der Aufzählung, dass jeder Gedanke als einzelner Punkt dargestellt wird.
• Farbgestaltung
Hier liegt der Schlüssel zur Übersichtlichkeit und zur Attraktivität. Verwenden sie Farbe zum Gliedern und Hervorheben.
7.2 Tabellen
Viele Zahlen sind für Ihre Teilnehmer nicht mehr fassbar , besonders dann, wenn es sich nicht um Fachleute handelt. Die Verständnislosigkeit beginnt bei den Einheiten (Barrel, Mikron, Nanosekunde) und endet bei der Größenordnung.
Tabellen stellen eine Möglichkeit dar, die Bedeutung von Zahlen transparenter zu machen. Hier kommt es nicht mehr auf das Verständnis von Einheit oder Größenordnung an, sondern nur noch auf relative Unterschiede oder Veränderungen der Zahlenwerte zueinander.
Achten Sie bei der Erstellung der Tabellen auf folgende drei Punkte:
• Größenordnung und Einheiten
Wählen Sie als Größenordnungen Werte aus dem Bereich von Tausendstel bis Tausend. Weichen sie auf Endziffern aus, die Für Ihre Teilnehmer verständlich sind. Leichter fassbar = Leichter vergleichbar.
Verwenden Sie schmale Zahlen. Bei Wörtern beginnen die Lesbarkeitsprobleme bei etwa zehn buchstaben. Zahlen sind nur bis drei Stellen sicher. Versuchen sie möglichst dreistellige Zahlen zu verwenden.
Entlasten Sie die Tabelle. Größenordnungen und Einheiten gehören in den Zeilen- oder Spaltenkopf.
• Anordnung und Struktur

• Hervorhebungen

7.3 Diagramme
Diagramme werden sinnvollerweise nicht direkt in PowerPoint gezeichnet, sondern »als Objekt« (in der Regel aus Microsoft Graph oder auch aus Excel) eingefügt. Sie können dann durch Aktivierung des Quellprogramms jederzeit aktualisiert werden.
Die Diagrammgestaltung in MS Graph verläuft weitgehend automatisch nach vordefinierten Regeln; vor allem bei Legenden und Beschriftungen sind die Gestaltungsmöglichkeiten beschränkt. Deshalb empfiehlt es sich, die Diagramme zwar in MS Graph zu erstellen, Beschriftung und Legende aber nachträglich in PowerPoint hinzuzufügen. Das ist zwar aufwendiger, ermöglicht aber eine durchaus professionelle Diagrammgestaltung.
Sie können in MS Graph erstellte Objekte natürlich auch »auseinanderbrechen« (Gruppierung aufheben und in PowerPoint-Objekte umwandeln). Davon wird aber dringend abgeraten, weil dann keine Aktualisierung der Daten über das Datenblatt mehr möglich ist.
7.3.1 Tips zur Diagrammgestaltung
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte: Informationen, die grafisch gut aufbereitet sind, werden schneller erfaßt und gelesen als »Zahlensalat«. Gut gestaltete Diagramme sind einfach und klar, sie leben von der Beschränkung aufs Wesentliche. Dazu einige Tips.
• Der Diagrammtyp
Ein Kreisdiagramm zeigt, welchen Anteil jeder Teil am Ganzen hat (»Die Verteilung des Kuchens«). Es wird deshalb mit Prozenten beschriftet; die Werte interessieren weniger.
Ein Kreisdiagramm hat nur eine Datenreihe und ermöglicht keinen Zeitvergleich. Es ist auch nicht möglich, mehrere Kreisdiagramme zum Vergleich nebeneinander zu stellen. Verwenden Sie statt dessen 100 %-Säulen
Säulendiagramme ermöglichen einen Größenvergleich - hier stehen die Werte und ihre Entwicklung im Mittelpunkt:
Wird die Entwicklung mehrerer Datenreihen dargestellt, werden die Säulen gruppiert :
Säulendiagramme eignen sich nur zur Darstellung einer begrenzten Anzahl von Datenreihen und -punkten.
Balkendiagramme zeigen eine Rangordnung. Die Balken werden der Größe nach geordnet, der größte steht oben.
Balkendiagramme haben den Vorteil, daß sie viel Platz für Beschriftung bieten - die hier allerdings nachträglich in PowerPoint eingefügt wurde.
100%-Balken zeigen die anteilsmäßige Verteilung der Teilmengen, 100 %-Säulen ihre Entwicklung.
Liniendiagramme sind ideal, um die Entwicklung umfangreicher Datenreihen exakt darzustellen:
• Datenbeschriftung oder Legende?
Wo eine direkte Beschriftung möglich ist, ist sie eindeutiger zuzuordnen als eine Legende und deshalb vorzuziehen.
• Wertangaben
Werteangaben in Diagrammen sind problematisch: Ein Diagramm soll ja dem Betrachter eigentlich den »Zahlensalat« ersparen. In der Regel genügen Gitternetzlinien zur Orientierung an der Größenachse. Bei gestapelten Diagrammen können Verbundlinien hilfreich sein.
Mehr als eine Datenreihe sollte nie mit Wertangaben versehen werden, sparsame und selektive Wertangaben für eine bestimmte Reihe helfen, den Blick aufs Wesentliche zu richten.
8 Was interessiert wen?
Hilfen und Ratschläge zur Gestaltung
• PowerPoint bietet eine Fülle von Gestaltungsmöglichkeiten, aber darin liegt auch eine Gefahr: Lassen Sie sich nicht zu einer überladenen Gestaltung hinreißen, arbeiten Sie sparsam und gekonnt mit Effekten.
• Erfolgreich präsentieren heißt: Den Blick auf das Wesentliche lenken. Formulieren Sie prägnante Aussagen, die der Zuhörer »mit einem Blick« erfassen kann. Textfolien sollen kein Manuskript ersetzen, sondern einen Vortrag stichpunktartig unterstützen.
• Diagramme sollen einen Sachverhalt »auf den Punkt bringen« - ein Diagramm, das erst gelesen und interpretiert werden muß, um verstanden zu werden, hat seinen Zweck verfehlt.
• Unterstützen Sie umfangreiche Präsentationen durch eine übersichtliche und präsente Gliederung. Arbeiten Sie mit Übersichtsfolien und Zwischentiteln und unterstützen Sie die Gliederung auch durch Farben.
• Helfen Sie Ihren Zuhörern, die Informationen zu »sichern«: Stellen Sie gut gestaltete Handzettel zur Verfügung, die auch Platz für Notizen lassen.
• Und eine Bitte zum Schluß: Ersparen Sie Ihren Zuhörern die PowerPoint-Clipart. Die Motive sind häufig qualitativ mangelhaft und oft unseriös und albern. Und die wenigen Motive, die sich - richtig eingesetzt - zur Auflockerung eines Vortrags eignen könnten, hat jeder schon unzählige Male gesehen. Verwenden Sie zur Visualisierung bitte die Piktogramme, die eigens für unser Präsentationslayout angefertigt wurden.
Textgestaltung
• Overheadfolien und Bildschirme haben Querformat. Das klingt banal, ist aber eine wichtige Gestaltungsvorgabe. Denn das Querformat entspricht unserer Gewohnheit beim Betrachten von Bildern, nicht aber beim Lesen von Text.
• Bildschirm- und Folienpräsentationen erfordern deshalb manchmal einen anderen Umgang mit Text, als wir ihn von Printprodukten kennen:
• In einer gedruckten Publikation wird der Text üblicherweise spaltenweise in kurzen Zeilen angeordnet. Kurze Zeilen sind besser lesbar als lange: Enthält eine Zeile zu viele Zeichen, kann das Auge die Zeile«verlieren«.
• In einer Präsentation wird der Text seitenweise in längeren Zeilen angeordnet. Gute Lesbarkeit erfordert dabei eine ausreichende Schriftgröße von 20 bis 24 Punkt, 40 Zeichen pro Zeile sollten nicht überschritten werden. Kleinere Schrift erfordert eine Reduzierung der Spaltenbreite.
• Reduzieren Sie niemals aus Platzgründen die Schriftgröße!
• Entschließen Sie sich bitte zu prägnanterer Formulierung oder zu einigen Folien mehr, um Ihren Vortrag optimal zu gestalten und verständlich zu machen.
Tips zur Formulierung
• Wortlänge: Wählen Sie kurze Worte (Faustregel: Zehn Buchstaben pro Wort). Nehmen Sie lange Begriffe lieber auseinander: Bildschirm-Präsentation statt Bildschirmpräsentation
• Zeilenlänge: Eine Zeile sollte nicht mehr als zehn Worte enthalten. Verschachtelte Sätze lieber auseinandernehmen. Zeilen müssen sinnfällig gegliedert sein - der Zeilenfall soll den Verständnisvorgang unterstützen. Jede Zeile muß für sich aufgenommen und verstanden werden können. Worttrennungen möglichst vermeiden; lassen Sie den Text ruhig kräftig flattern - sinnfällige Textgliederung ist wichtiger als ein ausgewogenes Schriftbild
• Seitenlänge: Jede Seite nach Möglichkeit inhaltlich abschließen.

Handzettel und Notizen
Zur Unterstützung Ihrer Präsentation können Sie Handzettel für Ihre Zuhörer bereithalten. Ein Handzettel kann zwei, drei oder sechs Folien pro Seite enthalten.
Schreiblinien werden in PowerPoint 7 und 8 automatisch erzeugt, wenn Sie drei Folien pro Seite drucken.
Die Handzettelvorlage in unserem Präsentationslayout für PowerPoint 4 enthält rechts manuell eingesetzte Linien für handschriftliche Notizen. Wenn Sie zwei oder sechs Folien drucken wollen, müssen Sie diese Linien auf der Handzettelvorlage löschen.
Außerdem enthält die Vorlage Platzhalter für Titel und Fußzeile sowie die Seitenzahl.
Die Notizenvorlage (Notizen-Master) in unserem Präsentationslayout enthält ebenfalls Linien für handschriftliche Notizen. Denn Notizblätter eignen sich ebenfalls als (großzügiger gestaltete) Handzettel für Ihre Zuhörer.
Sie können auf diesen Blättern auch Zusatzinformationen zu den einzelnen Folien abdrucken. Wenn Sie jede Notizseite individuell beschriften wollen, müssen Sie die Linien auf der Notizenvorlage (Master) löschen.

Die drei häufigsten Erfolgskiller
Wenn Ihre nächste Präsentation erfolgreich sein soll, vermeiden Sie Fehler, die Ihr positives Ergebnis gefährden. Die folgenden drei sind die häufigsten Erfolgskiller:
Keine Entschuldigungen! Sagen Sie unter keinen Umständen: "Ich möchte Sie nicht mit Statistiken langweilen, aber ..." Doch gerade dieser Satz ist es, der Ihr Publikum garantiert zum Gähnen bringt!
Fertigen Sie ein komplettes Redemanuskript an. Das beruhigt die Nerven. Stecken Sie es anschließend in Ihre Aktentasche - und kramen Sie es nicht wieder hervor. Das Manuskript ist nur für den Notfall gedacht - falls Sie unrettbar steckenbleiben. Ansonsten gilt: Nichts ist tödlicher für Ihre Zuhörer als ein abgelesener Vortrag.
Napoleon war überzeugt: Das einzige Stilmittel in einer Rede ist die Wiederholung. Nun war Napoleon durchaus umstritten, und was er gesagt hat, gilt keinesfalls für Ihre Präsentation! Finden Sie vorher heraus, wer außer Ihnen noch präsentiert und was präsentiert wird. Es wäre peinlich, wenn Sie bereits Gesagtes wiederholten.
Hilfsmittel
8.1 Die Flip-Chart
Die Flip-Chart hat auch im elektronischen Zeitalter längst nicht ausgedient. Sie eignet sich besonders für die Arbeit in kleinen Gruppen. Mit ihrem zerlegbaren Ständer läßt sie sich überallhin mühelos transportieren. Die beschriebenen Blätter (Charts) kann man abtrennen (flip).
• Vorteile: Flip-Charts sind einfach in der Handhabung, preiswert und anspruchslos in bezug auf Lichtverhältnisse. Technische Pannen sind ausgeschlossen. Die Charts lassen sich zu Hause vorbereiten, können aber auch begleitend zum Vortrag beschriftet werden. Sie sind für alle Teilnehmer während der gesamten Präsentation sichtbar. Die Blätter können jederzeit wieder verwendet werden.
• Nachteile: Flip-Charts verzeihen keine schlechte Handschrift und decken mangelndes grafisches Talent schonungslos auf. Das Umblättern während der Präsentation ist etwas umständlich. Wegen ihrer Größe lassen sich die Charts nur sehr schlecht archivieren.

8.2 PowerPoint
Folien als Bilder sichern: Wenn Sie eine Folie in eine HTML-Seite einbinden möchten, sollten Sie sie als Bild sichern. Gehen Sie dabei nach diesen Schritten vor:
1. Markieren Sie die betreffende Folie und klicken Sie das Menü Datei-Speichern unter an.
2. Wählen Sie in der Liste "Dateityp" das gewünschte Format (GIF, JPG, PNG).
3. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf Speichern.
4. PowerPoint fragt nun, ob Sie nur die aktuelle oder alle Folien als Bild exportieren möchten. Klicken Sie auf Nein, um nur die aktuelle Folie zu exportieren, oder klicken Sie auf Ja, um alle Folien als jeweils einzelnes Bild zu exportieren.
Wenn Sie alle Folien exportieren, wird ein Ordner mit dem von Ihnen eingegebenen Namen angelegt. In diesem Ordner finden Sie dann die einzelnen Folien als "Folie1.GIF" (oder .JPG oder .PNG). Wird nur eine Folie als Bild exportiert, erhält sie den eingegebenen Namen plus die entsprechende Formaterweiterung.