Junge, aufstrebende Mitarbeiter werden mit Projekten betraut und sollen dann auch noch „reporten“. Aber versteht sie denn jemand? Wo können sie Erfahrungen nachfragen, wo liegt das Dokument „Best Practice“

Das PMO

(Project-Management-Office)
„Führen in Projekten“ der neue Slogan für moderne Unternehmensführung.
Schon wieder „bedroht“ uns eine neue Managementmethode.
Wenn "Führen" als solches schon ein Buch mit sieben Siegeln ist, so sind Projekte manchmal das Armageddon (=Jüngste Gericht).
Projekte sind gekennzeichnet durch ihre „Einmaligkeit, zeitliche Begrenzung und manchmal auch durch ihre Eigendynamik. Das führt häufig zu der Einstellung, dass eine Schulung nicht nötig ist, da „das Projekt sowieso bald zu Ende ist und die Projektmitglieder dann ja nichts mehr mit Projekten zu tun haben“. Unternehmen die sich dann noch das Label einer lernenden Organisation gegeben haben, versuchen wenigstens die Erfahrungen zu dokumentieren. Wenn´s ganz gut läuft, gibt es sogar eine Datensammlung mit „Best Practice“
Wie kann das in Projekten generierte Wissen „gemanagte“ werden? Ein langfristig kostengünstiger Weg ist die Gründung eines POMs. Fortschrittliche Unternehmen betrachten die Stellung des PMO ähnlich wie die des Rechnungswesens oder der DV-Abteilung, nämlich als Stabsbereich mit Dienstleistungsfunktionen.
Aufgaben des PMO:
• Aufbau und Verwaltung des DMS (Dokumenten Management System)
• Erarbeitung und Pflege des Projekthandbuchs (allgemeine Richtlinien für die Durchführung von Projekten
• Entgegennahme der „Geschäftsleitungsideen“ und daraus Formulierung des Projektauftrages nach DIN 6990xx
• Betreuung der Vor-Projektphase
• Unterstützung des Projektleiters bei der Auswahl und Rekrutierung geeigneter Projektteammitglieder (dazu ist eine enge Zusammenarbeit mit der jeweiligen Personalabteilung wichtig) (Schließlich sind Projekte in modernen Unternehmen Instrumente der Personalentwicklung!)
• Unterstützung der Projekte durch geeignetes Marketing im Unternehmen
• Koordination zwischen allen Projekten im Unternehmen
• Unternehmensgerechte Aufbereitung der Projektpräsentationen
• Beratung und Coaching von Projektleitern

Qualifikation der PMO-Mitarbeiter

Grundsätzlich sollten die Mitarbeiter des PMO über eine geeignete Ausbildung mit Zertifizierung verfügen. Diese wird einerseits von der GPM und auch von der IPMA angeboten

Neben der fachlichen Kompetenz ist die soziale Kompetenz von entscheidender Bedeutung für das Gelingen von Projekten (schließlich scheitern die meisten Projekte an Menschen). Das PMO ist oftmals der Prellball zwischen der Projektorganisation mit ihren „ungewöhnlichen“ Anforderungen und der Stammorganisation mit ihrer Routine und der Abwicklung des Tagesgeschäfts. („Wir verdienen das Geld das Ihr in Euren Projekten häufig wieder in den Sand setzt! (Originalton einer heftigen Diskussion in einem Automobilebaubetrieb“).
Projekte sind einerseits Karrierechancen, können aber auch dazu führen, das hoch qualifizierte und motivierte Mitarbeiter das Unternehmen nach Beendigung des Projektes verlassen, weil ihnen keine geeignete „Nachfolgetätigkeit“ angeboten wird. Das Unternehmen muß sich bereits bei der Rekrutierung von Projektleitern Gedanken über deren „Weiterverwendung“ nach Beendigung machen. (Jemand der im Projekt die Verantwortung für 2 Mio Euro hatte, ist später nicht mehr bereit in der Stammorganisation Bestellungen für Büromaterial abzeichnen zu lassen!)